1．企业经营战略做出重大调整。这是最常见的新闻发布形式。企业做出新的战略决策后，绝大多数需要取得社会各界的了解和认同，而利用新闻发布会直接宣布有关内容，是最吸引记者的做法。因为企业是市场的主体，它的一举一动都会影响行业、甚至宏观经济的发展，这些内容大多有很高的宣传价值。如果企业能够恰如其分加以宣传，客观上对推动新经营战略的实施，以及树立新市场形象，将会发挥积极作用。
2．推出新产品。企业推出一个新产品，是为了将市场潜在的需求转变化消费者的购买行动，而选择召开新闻发布会向社会各界发布消息，通常要比广告的效果好。因为它克服了广告赤裸裸诉求的缺点，让人觉得公正、权威，从而自然而然深入人心。
3．谣言横行。 如果社会上的谣传危及企业的经营，或者损害企业的形象，就可以考虑举行一次或多次新闻发布会。通过系统地发布正面信息，击毁谣言，解惑释疑。
4．出现突发事件。主要指企业遭遇巨大的灾祸，或者由于产品问题导致严重危害社会的事情等等。一般而言，企业遭遇突发事件应做到及时向媒体通报，这样利大于弊。一些企业出现了危机事件后，认为躲避媒体是最好的办法，其实，纸是包不住火的，企业应该把面对传媒与处理事件一并考虑，把事件真相及时告诉公众，否则将承受巨大的压力。
1．确定答问的口径。 无论新闻发言人对发布的新闻内容多么熟悉，都要准备答问口径。敏感问题的口径，常需要请示公司高层领导同意或与其他部门会签；跨部门问题的答问口径一般需要与有关部门协调确定或向高层领导请示。
2．准备新闻背景材料。主要指那些发言人在发布会上没有讲到，但与会议内容相关，同时是记者需要的背景材料。在撰写新闻背景材料时，要注意新闻性，简明扼要，避免空话。必要的时候，还要准备电视录像片、多媒体图表等多媒体等资料，以便更直观地帮助传递发言人要表达的信息。
3．彩排。新闻发言人在出席记者会前，还应考虑与助手一起作一些彩排。一些与传媒打交道很有经验的老手，在接受采访前都要一再彩排，而且每一次都这样做。
一般来讲，新闻发布会的地点应选择在媒体最集中的地方举行，这样一方面方便媒体采访，一方面可以节费发布费用。目前，全国性主流媒体集中地有3个：北京、广州、上海。当然，如果是小规模的发布会，也可以将地点定在企业内部举行。
1．发布会一般应尽量安排在上午举行。因为这样方便报纸、电视、网站等媒体实现同步发稿。如果安排在下午举行，由于大多数报社都规定记者的稿件必须在下午六点前送主编室定稿，而在这之前，还要经过编辑修改、润色，这必然导致很多记者写作的时间不够，稿子难以及时送审，当然也就发不出来。如果拖到第二天发稿，由于电视、网站等竞争媒体已经捷足先登，稿件成了过时新闻，很可能被主编“枪毙”。
2．避免周未或假日。一是因为这个时候邀请嘉宾比较困难，他们可能要外出休假、探亲等等；二是社会公众也会由于同样的原因，没有时间去看报、看电视，从而达不到传播的目的；三是很多媒体没有可供发稿的版面。大多数媒体都有一个习惯，周末和假日都侧重做休闲、娱乐类的节目，一般不刊登企业新闻方面的信息。
3．要避开重要的政治事件和社会事件。中国媒体是受约束的宣传机构，国家如果举行重要的政治活动和社会事件，有关部门都会要求各级媒体进行报道。如果企业在这个时候举行新闻发布会，记者很可能无法出席会议；即使出席了会议，也可能无法发稿；即使发了稿，也会由于铺天盖地的政治报道而冲淡发布会的传播效果。
企业新闻发布会的时间以半小时左右为宜，最好不要超过一个小时。纸质媒体记者专访可达到一两个小时。电视采访要控制在5分钟以内。
另外，每次新闻发布会要有一个重点。新闻发布会不同于普通会议。在普通会议上做报告可以将一些问题讲深、讲透，但新闻发布会的主要目是让记者从中找到有新闻价值的消息发表。因此，要在有限的时间内，突出主题，防止记者在报道时说题外话。
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